احتمالا همه ما بارها از کاورهای پلاستیکی کاغذ استفاده کردیم. کاورهای پلاستیکی مصارف مختلف و متنوعی دارند. شما تا به حال در انجام چه کارهایی این کاورها را به کار برده اید؟ برای حمل بهتر و بدون آسیب اسناد، برگه ها و مدارکتان یا نگهداری و بایگانی آنها؟ آنچه که پر واضح است این است که بایگانی بدون کاور پلاستیکی کاغذ یعنی هیچ. این دو با هم یک مفهوم قدرتمند ایجاد می کنند که هرگز از بین نخواد رفت.
اما چرا باید از کاور پلاستیکی استفاده کنیم؟
- نگهداری اسناد و مدارک مهم
خیلی از برگه ها را می توان پانچ کرده و بعد در زونکن یا کلاسور قرار داد، اما پانچ کردن هر سند و مدرکی مجاز نیست، مثلا مدرک تحصیلی، جواز کسب یا عقدنامه در صورت پانچ شدن، فاقد ارزش و اعتبار است. پس بهترین و مناسب ترین گزینه برای نگهداری اسناد و مدارک مهم شما پوشه کیسه ای است. چرا که در یک سمت کاورهای پلاستیکی، متناسب با حلقه های زونکن یا کلاسور سوراخ هایی وجود دارد و اسناد و مدارک مهم را می توان بدون پانچ کردن در کاورهای پلاستیکی گذاشته و در زونکن قرار دهیم.
- صرفه جویی در کاغذ، هزینه و فضا
برخی اوراق و اسناد به صورت مرتب استفاده می شوند، بنابراین احتمال کثیف یا پاره شدن آنها نیز بیشتر است، به همین دلیل گاهی مجبور می شویم یک زونکن سنگین را با خود حمل کنیم تا نیازی به خارج کردن سند از زونکن نباشد. راهکاری که برخی برای حل این مشکل به کار می گیرند این است که از هر مدرک، چند نسخه کپی تهیه می کنند تا لازم نباشد مرتب به اصل مدرک رجوع کنند. این راهکار هرچند خوب است اما همیشه و در همه جا قابل اجرا نیست. مثلا اگر حجم اسناد بایگانی شده زیاد و فضای بایگانی هم کوچک باشد، امکان نگهداری از کپی مدارک وجود ندارد. بعلاوه اینکه در بسیاری مواقع اصل مدرک لازم است و کپی مدرک معتبر نیست. ضمن اینکه برای تهیه چندین نسخه کپی از هر مدرک باید هزینه زیادی صرف کرد و با مصرف کاغذ بیشتر باعث تخریب محیط زیست می شویم. بنابراین استفاده از کاورهای پلاستیکی موجب صرفه جویی در مصرف کاغذ، هزینه و فضای بایگانی می شود.
- سلامت و ماندگاری بیشتر اسناد
در بایگانی، استفاده از کاورهای پلاستیکی موجب افزایش ماندگاری و سلامت برگه ها و مدارک می شود. کاور پلاستیکی از اسناد در برابر نفوذ رطوبت، گرد و خاک و سایر آلاینده های مخرب محافظت می کند، همچنین مانع پس دادن جوهر یا از بین رفتن رنگ اسناد و برگه ها می شود.
مشخصات کاور پلاستیکی کاغذ
ـ جنس کاورهای پلاستیکی معمولا پلی پروپیلن است. برخی کاورها هم از جنس پلی پروپلین، پلی اتالین و یا مواد بازیافتی هستند.
ـ اندازه کاورهای پلاستیکی متفاوت است. رایج ترین سایز کاورها A4 است، سایر سایزهای استاندارد عبارتند از A3، A4 و A5
ـ تعداد سوراخ های(پانچ) کاورهای پلاستیکی متغیر است اما معمولا کاورهای پلاستیکی 3 سوراخه، 7 سوراخه، 11 سوراخه و یا 30 سوراخه هستند.
ـ ضخامت کاورهای پلاستیکی معمولا بین 2 تا 4 میلی متر می باشد. ضخامت به جنس مواد سازنده کاورها نیز بستگی دارد.
ـ شفافیت کاورهای پلاستیکی نیز به جنس مواد سازنده و ضخامت کاورها بستگی دارد.
ـ نحوه ورود کاغذ در کاورهای پلاستیکی 2 نوع است، کاغذ یا از بالا و یا از کنار وارد کاور می شود.
ـ گنجایش کاورهای پلاستیکی معمولا 1 یا نهایت 2 برگه است. البته کاورهایی هم هستند از جنس پی وی سی که گنجایش بیشتری دارند.
چه کاوری مرغوب است؟
فاکتورهای مختلفی وجود دارد که مرغوب بودن یک کاور پلاستیکی کاغذ را تعیین می کند. اما ما قصد نداریم خیلی وارد جزئیات آن شویم. تنها سه مورد از مهترین فاکتورها را عنوان می کنیم :
ـ یک کاور پلاستیکی باید ضد اسیدی باشد تا در طولانی مدت بدون ایجاد واکنش شیمیایی از اسناد محافظت کند.
ـ یک کاور مرغوب چسبنده نیست، چسبیدن کاور به اسناد باعث رنگ پریدگی و فرسودگی آن می شود. همچنین کاورهای مرغوب به هم نمی چسبند و ورق زدن آن خیلی راحت انجام می شود.
ـ یک کاور مرغوب، محکم و بادوام بود و به راحتی پاره نمی شود. پاره شدن کاور اتفاقی است که به راحتی به اسناد و مدارکتان آسیب می رساند.
امیدواریم این مطلب کوتاه به شما کمک کند تا یک بایگانی بی نقص انجام دهید و برگه هایی که برایتان اهمیت دارد همیشه سالم بمانند.