سازماندهی برگه ها بوسیله زونکن

نویسنده : تاریخ نوشته : تعداد بازدید : 246
سازماندهی برگه ها بوسیله زونکن

تا پایان مقاله با ما همراه باشید تا بگوییم چگونه با زونکن همیشه سازماندهی شده بمانید.

زونکن یکی از ارکان اصلی و مهم بایگانی به صورت کاری و شخصی بوده که در نزد افراد دوست داشتنی نیز به شمار می آید. اینکه یک قفسه از رنگ های شاد و جذاب زونکن داشته باشید، لذت بخش و جالب خواهد بود اما باید بتوانید آنها را به خوبی سازماندهی کنید.
سازماندهی پرونده های اداری می تواند کار دشواری باشد، به خصوص اگر تعداد زیادی پرونده و اسناد دارید، اما نگران نباشید! برنامه ریزی برای سازماندهی به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که اسناد مهم را با کارآیی بیشتری بایگانی می کنید.

مزایای استفاده از زونکن

سهولت استفاده: ساده ترین راه برای ساماندهی به برگه هایی که به طور روزانه با آنها سر و کار دارید،زونکن است. کافی است زونکن را باز کنید و سند یا مدرک مورد نظر خود را از پوشه کیسه ای (کاور) بیرون بکشید.

قابل حمل: در صورت نیاز به حمل اسناد و مدارک به جایی برای دسترسی به برگه ها، می توانید زونکن را با خود ببرید.

بایگانی راحت زونکن: زونکن ها را می توان در هر فضایی برای دسترسی آسان (مانند قفسه، کمد و ...) قرار داد. این امر باعث می شود تا شما آنها را در نزدیکی محل استفاده خود برای دسترسی آسان نگه دارید.

ارزان: زونکن ها ارزان قیمت هستند و پس از اتمام کار با یک پرونده، می توانید بارها و بارها از آن استفاده مجدد کنید.

1. برای پرونده های خود دسته بندی در نظر بگیرید.

اولین کاری که برای سازماندهی پرونده های خود باید انجام دهید، این است که تصمیم بگیرید از چه دسته بندی های اصلی و مهمی استفاده کنید. این دسته بندی بر اساس موضوع کار شما در سازمان تعیین می شود و یا می تواند به صورت عمومی بر اساس تاریخ، حروف الفبا و ... دسته بندی شود.

2. زیر مجموعه ها را مشخص کنید.

هر دسته بندی به طور مجزا یک یا چند زیر شاخه نیز دارد که شما باید لیستی از آنها نیز تنظیم کنید. هر دسته بندی باید با دو اصطلاح تعریف شود: دسته کلی و سپس زیر مجموعه.

به عنوان مثال: اگر می خواهید یک سیستم تشکیل پرونده را برای امور مالی تنظیم کنید، ممکن است یک دسته کلی از "پرداخت های خروجی" داشته باشید و سپس زیر شاخه های فروشندگان، تولید کننده ها، خدمات، متخصصان و هزینه های اداری را تعیین کنید.

3. از سیستم کدگذاری رنگ استفاده کنید.

زونکن های خود را بر اساس تم رنگی دلخواه خود بچینید، زیرا این می تواند روشی موثر برای سازماندهی پرونده های شما برای دسترسی سریع باشد.

در ضمن اگر زونکن های شما رنگی نیستند یا رنگ های نا مربوط دارند می توانید از روش جلد کردن زونکن استفاده کنید یا تنها به عطف آنها برچسب های رنگی بچسبانید.

4. پرونده ها را برچسب گذاری کنید.

در حال حاضر هر پرونده شما یک موضوع دارد و یا متعلق به جایی است اما این در حافظه شما نمی ماند. بنابراین چاره این است که روی هر زونکن به طور واضح و مرتب بنویسید که به چه موضوعی تعلق دارد. برچسب گذاری باید از دسته بندی کلی شروع شود و سپس زیر گروه خاص را برچسب بزنید. از آنجایی که روی اکثر زونکن های پاپکو لیبلی وجود دارد تا بتوانید موضوع دسته بندی مطالب را مشخص کنید، می توانید به صورت دستی بنویسید اما باید سعی کنید تا حد ممکن خوش خط و مرتب باشید. شما حتی می توانید نام شرکت خود را روی زونکن ها درج کنید تا منحصر به فرد باشید و نظم سازمان خود را به همگان نشان دهید.

5. مدارک تکراری را دور بریزید.

سعی کنید تمام اسناد، مدارک و کاغذ هایی که دارید را چک کنید تا اگر از هر کدام دو یا چند برگه وجود دارد، آنها را دور بریزید و زونکن های خود را سبک کنید و فضای بیشتری برای دیگر اسناد پیدا کنید.

ویژگی های زونکن:

زونکن پر طرفدارترین محصول بایگانی است که همیشه خریداران همیشگی خود را داشته است زیرا جنس پلی پروپیلن آن مدارک شما را مانند یک مادر از هر گونه آسیبی محافظت می کند! این آسیب ها می تواند مفقود شدن، نفوذ گرد و غبار، تا خوردگی و ... باشد. حتی این جنس به قدری دوام دارد که شما مدارک خود را تا سالیان سال در آن نگهداری کنید. بنابراین هر سازمان، هر خانه و هر فضایی به یک یا چند زونکن نیاز دارد.

زونکنی که برگه هایی بسیار زیادی را چه با پانچ و چه بی پانچ مراقبت می کند، در واقع اگر می خواهید برگه های خود را بدون پانچ بایگانی کنید (اگر مدارکی هستند که با پانچ کردن دیگر کارآیی ندارند و غیر قابل استفاده می شوند) می توانید آنها را در یک پوشه کیسه ای (کاور) قرار دهید و در زونکن بگذارید.

زونکن ها دارای حلقه و اهرم هستند که اهرم آن برای باز کردن و گذاشتن برگه ها و محکم نگه داشتن آنها تعبیه شده اند، حتی وجود اهرم به دلیل فشرده کردن اسناد و مدارک باعث می شوند که جای کمی بگیرند و مرتب کنار هم قرار بگیرند.

در ضمن شما برای اینکه تشخیص دهید تا چه اندازه برگه را می توانید در زونکن بایگانی کنید کافی است که به قطر حلقه آن نظر بیاندازید و محاسبه کنید که در هر یک سانتی متر حدود 100 برگه بدون کاور جای می گیرد. بنابراین یک زونکن با قطر حلقه 4 سانتی متری حدود 400 برگه ظرفیت دارد.

اگر روی زونکن یک سوراخ مشاهده کرده اید باید بدانید که آنها در واقع حلقه های انگشتی برای سهولت و تسریع بیرون آوردن زونکن از قفسه هستند. جنس دور این حلقه های انگشتی اکثرا فلزی و گاهی پلاستیکی هستند.

علاوه بر اینها زونکن دارای برچسب هایی روی عطف هستند که شما می توانید آنها را از جای خود بردارید و موضوع دسته بندی مدارک خود را روی آن درج کنید. اگر پس از مدتی بخواهید اسناد دیگری در زونکن قرار دهید می توانید برچسب دیگری را با موضوع جدید داخل کاور روی عطف قرار دهید.

این ویژگی ها نشان می دهند که زونکن عمر نوح دارد! پس معطل نکنید و با تهیه زونکن به مدارک و اسناد خود سر و سامان دهید...

اشتراک گذاری :

نوشتن یک نظر

This form collects your name, email, IP address and content so that we can keep track of the comments placed on the website. For more info check our Privacy Policy and Terms Of Use where you will get more info on where, how and why we store your data.
افزودن نظر