پوشه آویز ابزاری کاربردی

بایگانی هوشمندانه به کمک پوشه آویز

آیا برای پیدا کردن هر مدرک و سندی کلی زمان صرف می کنید؟ آیا اوراق پرونده ها چنان به هم فشرده شده اند که امکان بررسی شان وجود ندارد و به زحمت می توانید یک سند جدید را در پوشه قرار دهید و یا سندی را از پوشه خارج نمایید؟ آیا لبه های اوراق پاره شده و از پوشه بیرون زده اند؟

اگر چنین نشانه هایی در محل کارتان می بینید، بدانید که سیستم بایگانی تان نیازمند یک بازنگری اساسی است. اگرچه بایگانی دیجیتال،  بعضی از این مشکلات را رفع نموده است اما هنوز نمی تواند  امنیت بایگانی ها را کاملا تضمین کند. از این رو بایگانی سنتی، همچنان جایگاه مهم خود را حفظ کرده است.

برای حل بسیاری از این مشکلات، روش ها و ابزارهایی ساده ولی کارآمد وجود دارند که یکی از آنها، استفاده از پوشه آویز  است.

 

 

نحوه استفاده از پوشه آویز

تعیین گروه های اصلی

اولین گام در دسته بندی اوراق اداری ، تعیین گروه های اصلی است. هر سازمان، متناسب با حوزه های فعالیت و تنوع اسناد ی که در اختیار دارد، لازم است چند گروه اصلی را تعیین نماید.

تعیین گروه های فرعی

به منظور دسترسی سریع تر و آسان تر به اسناد و مدارک، هر گروه اصلی باید شامل چند گروه فرعی باشد. بنابراین هر سندی دارای یک عنوان اصلی و یک عنوان فرعی است.

 

 

سیستم  کدبندی رنگی

سیستم کدبندی رنگی یک روش ساده است که دستیابی به اسناد را سریع و آسان می کند. در این سیستم برای هر گروه اصلی، یک رنگ مشخص می شود.

گاهی در کدبندی رنگی باید از لیبل رنگی هم استفاده کرد. مثلا اگر تمام  پوشه ها سبز باشند، با برچسب های  رنگی مختلف، باید گروه های اصلی را مشخص کرد. البته اگر حجم اسناد زیاد باشد، معمولا تلفیقی از هر دو روش را استفاده می کنند.

 

 

عنوانگذاری هر گروه

بعد از اینکه جای هر مدرک یا سند مشخص شد، عنوان هر گروه را تمیز و خوانا روی لیبل درج کنید. ابتدا عنوان گروه اصلی و سپس عنوان گروه فرعی را بنویسید. این مدل عنوانگذاری مخصوصا اگر پوشه ها هم رنگ باشند، پیداکردن اوراق را آسان می کند.

 

 

مرتب سازی پرونده ها

بعد از ثبت عناوین، باید پرونده ها را مرتب نمود. هر سازمان متناسب با حوزه های فعالیت و تنوع اسنادی که در اختیار دارد،، روشی مناسب را برای دسته بندی پرونده ها اتخاذ می نماید. مرتب سازی براساس حروف الفبا یکی از رایج ترین روش ها است .

 

 

حفظ فاصله بین  پرونده ها

بایگانی صرفا حفظ و نگهداری اسناد قدیمی نیست و باید همیشه فضایی برای اسناد و مدارکی که در زمان حال و آینده تولید میشوند در نظر گرفت. اگر بعدا بخواهید  فضایی برای اسناد جدید ایجاد کنید، کارتان سخت شده و باید وقت و هزینه بیشتری  صرف نمایید.

.